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Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website https://www.ostseewerbeagentur.de, in unserem Kundenportal https://portal.ostseewerbeagentur.de sowie bei der Abwicklung von Aufträgen.

1. Verantwortlicher

Ostsee Werbeagentur – Inhaber: Lawand Haji
Albert-Schweitzer-Straße 11, 18442 Wendorf, Deutschland
Telefon: +49 178 9311077
E-Mail: Kontakt@ostseewerbeagentur.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

2. Hosting

Website, Kundenportal und E-Mail-Server betreiben wir auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, in Rechenzentren in Deutschland. Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb) sowie – bei Kunden – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3. Aufruf der Website und des Kundenportals (Server-Logfiles)

Bei jedem Aufruf werden automatisch verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer-URL, Browsertyp und -version, Betriebssystem, HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge.

Zweck ist die technische Bereitstellung, die Sicherheit (z. B. Abwehr von Angriffen) und die Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden in der Regel nach 14 Tagen gelöscht, soweit sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

4. Cookies

Unsere Website setzt keine Cookies zu Statistik-, Analyse- oder Werbezwecken ein und bindet keine Inhalte von Drittanbietern (z. B. Google Fonts, Google Maps, Tracking-Dienste) ein.

Lokaler Speicher Ihres Browsers auf unserer Website: Nur wenn Sie im Hinweis beim ersten Besuch auf „Einverstanden“ klicken, speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers Ihre gewählte Darstellung (hell/dunkel) und den Zeitpunkt, zu dem Sie die Begrüßungsanimation gesehen haben, damit diese nicht bei jedem Besuch erneut erscheint. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wählen Sie „Nur notwendige“, speichern wir lediglich Ihre Entscheidung selbst (technisch notwendig nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), damit der Hinweis nicht erneut erscheint. Für die Dauer eines Besuchs merkt sich Ihr Browser außerdem, dass die Begrüßungsanimation bereits gezeigt wurde, sowie einen auf der Startseite eingegebenen Schriftzug, um ihn in das Anfrageformular zu übernehmen; diese Angaben werden beim Schließen des Browsers automatisch gelöscht. Ihre Entscheidung können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite ändern oder widerrufen; Sie können den lokalen Speicher zudem jederzeit in Ihrem Browser löschen.

Im Kundenportal verwenden wir ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie, das Ihren Zugang zu Ihrem Auftrag nach Bestätigung für höchstens 60 Minuten speichert, sowie Cookies für die gewählte Sprache und die gewählte Darstellung (hell/dunkel). Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

Für die in Nr. 6 beschriebene Aufzeichnung der Nutzung des Kundenportals speichern wir nichts auf Ihrem Gerät – es werden dafür keine Cookies und kein lokaler Speicher Ihres Browsers verwendet.

5. Kontaktaufnahme und Angebotsanfragen

Wenn Sie uns per Formular, E-Mail, Telefon oder Messenger kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und gegebenenfalls zur Vorbereitung eines Vertrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Angebotsanfragen über die Website: Bei einer Angebotsanfrage verarbeiten wir die gewählte Leistung, Ihren Namen, gegebenenfalls Ihre Firma, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Ihre Nachricht, einen gewünschten Schriftzug sowie Fotos, Logos oder PDF-Dateien, die Sie freiwillig hochladen. Die Anfrage wird innerhalb unseres Servers an unser Kundenportal übergeben. Damit niemand in Ihrem Namen Anfragen stellen kann, senden wir Ihnen zunächst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink (Double-Opt-in). Erst nach Ihrer Bestätigung legen wir die Anfrage in unserem Kundenportal an und senden Ihnen den persönlichen Link zu Ihrem Auftrag; Ihre Postleitzahl dient dort als Zugangscode (siehe Nr. 6). Wird eine Anfrage nicht innerhalb von 24 Stunden bestätigt, löschen wir sie einschließlich der hochgeladenen Dateien automatisch. Zum Schutz vor Missbrauch und massenhaften Anfragen speichern wir zusammen mit der Anfrage die IP-Adresse und die Browserkennung und begrenzen die Zahl der Anfragen je Gerät und E-Mail-Adresse; Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse ist der sichere Betrieb des Formulars. Rechtsgrundlage für die Bearbeitung der Anfrage selbst ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Benachrichtigung auf unser Mobiltelefon: Über neue Anfragen informieren wir uns zusätzlich mit einer kurzen Push-Nachricht des Dienstes Pushover (Pushover, LLC, USA). Diese Nachricht enthält nur die Art der angefragten Leistung, aber keine Angaben zu Ihrer Person; es werden dabei keine personenbezogenen Daten an Pushover übermittelt.

Bewerbungen: Wenn Sie sich per E-Mail bei uns bewerben – etwa über den Bereich „Wir suchen dich“ auf unserer Website, der lediglich Ihr eigenes E-Mail-Programm mit einer vorbereiteten Nachricht öffnet –, verarbeiten wir Ihre Angaben und Unterlagen (z. B. Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse) ausschließlich für das Bewerbungsverfahren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses). Kommt eine Beschäftigung zustande, verwenden wir die Daten für deren Durchführung weiter. Andernfalls löschen wir Ihre Bewerbung spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, es sei denn, Sie haben einer längeren Aufbewahrung zugestimmt; die Frist dient der Abwehr möglicher Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Kundenportal und Auftragsabwicklung

Für die Abwicklung Ihres Auftrags verarbeiten wir im Kundenportal:

  • Stammdaten: Name, Firma, Anschrift (einschließlich Postleitzahl zur Zugangsbestätigung), E-Mail-Adresse, Telefonnummer und bevorzugte Sprache;
  • Auftragsdaten: Angebote, Rechnungen, Entwürfe, Fotos, Termine, Nachrichten und Übergabeprotokolle;
  • Nachweisdaten zu Ihren Erklärungen (Annahme des Angebots, Freigaben, Terminbestätigungen, Übergabe): Inhalt und Wortlaut der Erklärung, eingegebener Name, gegebenenfalls Ihre Unterschrift, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung sowie eine Prüfsumme zum Schutz vor nachträglicher Veränderung;
  • Zahlungsdaten: Beträge, Zeitpunkt und Art der Zahlung (z. B. bar, Überweisung, Karte mit Kartenmarke und den letzten vier Ziffern, Apple Pay, PayPal), Zahlungsstatus und Zahlungsreferenzen (keine vollständigen Karten- oder Kontodaten);
  • Nutzungsdaten im Kundenportal (siehe unten).

Zweck ist die Durchführung des Vertrags, die Dokumentation der Vereinbarungen und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer beweissicheren Dokumentation und an der Abwehr von Missbrauch).

Aufzeichnung der Nutzung des Kundenportals

Solange Sie in Ihrem Kundenportal angemeldet sind, zeichnen wir auf, welche Bereiche Ihres Auftrags Sie aufrufen (z. B. Angebot, Rechnung, einzelne Entwürfe, Nachrichten), wann Sie das tun, wie lange die jeweilige Seite im Vordergrund Ihres Browsers geöffnet ist, welche Dateien Sie öffnen oder herunterladen und welche Seiten eines Entwurfs Sie vergrößern. Dazu speichern wir Datum und Uhrzeit, die IP-Adresse und die Browserkennung (z. B. „iPhone, Safari“).

Diese Angaben sind nur für uns sichtbar und nur zu Ihrem eigenen Auftrag. Wir nutzen sie, um zu wissen, ob Ihnen Angebote, Rechnungen, Entwürfe und Nachrichten zugegangen sind und ob Sie sie angesehen haben, um Sie gezielt erinnern oder nachfragen zu können und um im Streitfall nachweisen zu können, dass Unterlagen bereitstanden und geöffnet wurden. Es findet keine Auswertung zu Werbezwecken statt, kein geräte- oder websiteübergreifendes Tracking und keine Weitergabe an Dritte; es werden keine Analyse- oder Werbedienste anderer Anbieter eingesetzt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer zuverlässigen, nachweisbaren Abwicklung Ihres Auftrags. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (siehe Nr. 15); eine formlose Nachricht an Kontakt@ostseewerbeagentur.de genügt. Die Nutzungsdaten werden 12 Monate nach dem jeweiligen Aufruf automatisch gelöscht, bei vollständiger Löschung eines Auftrags sofort.

7. E-Mail-Benachrichtigungen

Zu Ihrem Auftrag senden wir Ihnen E-Mails, z. B. mit dem Link zum Kundenportal, der Vertragsbestätigung, Rechnungen, Zahlungsbestätigungen, Hinweisen auf neue Schritte sowie – falls eine Zahlung ausbleibt – Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Der Versand erfolgt über unseren eigenen E-Mail-Server. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Zahlungserinnerungen und Mahnungen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Durchsetzung unserer Forderungen). Werbe-E-Mails versenden wir nicht.

WhatsApp: Wenn Sie uns Ihre Mobilnummer mitgeteilt haben, senden wir Ihnen den Link zu Ihrem Auftrag auf Wunsch auch per WhatsApp. Dabei schreiben wir Ihnen von unserem eigenen Mobiltelefon; das Kundenportal selbst übermittelt keine Daten an WhatsApp. WhatsApp wird von der WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Quay, Dublin 2, Irland, betrieben; dabei können Daten (z. B. Telefonnummer, Zeitpunkt der Nachricht, Geräteinformationen) auch an die Meta Platforms, Inc. in den USA übermittelt werden. Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Den Inhalt der Nachrichten kann WhatsApp aufgrund der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nicht lesen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Ihre Einwilligung, wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Möchten Sie keine Nachrichten per WhatsApp, genügt eine kurze Mitteilung; Sie erhalten dann alles per E-Mail. Weitere Informationen: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

8. Zahlungsabwicklung mit Stripe

Online-Zahlungen wickeln wir über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland („Stripe“) ab. Wenn Sie online bezahlen, werden Sie auf eine Zahlungsseite von Stripe weitergeleitet. Stripe verarbeitet dort die zur Zahlung erforderlichen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsmitteldaten, Betrag, IP-Adresse) in eigener Verantwortung, auch zur Betrugsprävention und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. Geldwäscheprävention).

Damit Ihre Zahlungen Ihrem Auftrag zugeordnet werden können und Sie auch per Banküberweisung über Stripe bezahlen können, legen wir bei Ihrer ersten Online-Zahlung bei Stripe ein Kundenkonto mit Ihrem Namen, Ihrer Firma, E-Mail-Adresse und Telefonnummer an. Wählen Sie die Banküberweisung, stellt Stripe Ihnen eine Bankverbindung (IBAN) und einen Verwendungszweck für Ihre Überweisung bereit. Von Stripe erhalten wir die Information über Erfolg oder Misserfolg der Zahlung, eine Zahlungsreferenz, den Zeitpunkt sowie die Art der Zahlung (z. B. Kartenmarke und die letzten vier Ziffern der Karte, Apple Pay, Banküberweisung) – keine vollständigen Karten- oder Kontodaten.

Stripe kann Daten auch an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln. Stripe ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich werden Standardvertragsklauseln der EU-Kommission verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen: https://stripe.com/de/privacy

Bei Zahlung per Überweisung verarbeiten wir die von Ihrer Bank übermittelten Angaben (Name, Kontoverbindung, Betrag, Verwendungszweck) zur Zuordnung Ihrer Zahlung.

9. Empfänger

Ihre Daten geben wir nur weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist, z. B. an Stripe (Zahlung), an Hetzner (Hosting), an beauftragte Druckereien oder Montagebetriebe (nur die für den Auftrag nötigen Angaben), an unseren Steuerberater (Buchhaltung) sowie an Behörden, soweit wir dazu verpflichtet sind. Bleibt eine Zahlung trotz Mahnung aus, übermitteln wir die zur Durchsetzung der Forderung erforderlichen Daten (Name, Anschrift, Kontaktdaten, Auftrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten, Mahnverlauf) an einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen und gegebenenfalls an das zuständige Gericht (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

10. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nur im Rahmen der Zahlungsabwicklung durch Stripe (siehe Nr. 8) und – falls wir Ihnen per WhatsApp schreiben – durch WhatsApp/Meta statt (siehe Nr. 7).

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Auftragsunterlagen und die Nachweise zu Ihren Erklärungen bewahren wir mindestens bis zum Ablauf der Verjährungsfristen für Ansprüche aus dem Vertrag auf. Soweit Unterlagen steuer- oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen (insbesondere § 147 AO und § 257 HGB), speichern wir sie für die dort vorgeschriebene Dauer von bis zu zehn Jahren. Danach werden die Daten gelöscht. Nutzungsdaten des Kundenportals (siehe Nr. 6) löschen wir 12 Monate nach dem jeweiligen Aufruf.

12. Links zu Google Maps und sozialen Netzwerken

Unsere Website enthält einfache Links zu Google Maps und zu unseren Profilen in sozialen Netzwerken. Beim Aufruf unserer Seiten werden dadurch keine Daten an diese Anbieter übertragen. Erst wenn Sie einen Link anklicken, verlassen Sie unsere Website; es gelten dann die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

13. Schriftarten

Wir verwenden ausschließlich lokal installierte Systemschriften. Eine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Schriftanbietern findet nicht statt.

14. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Website und Kundenportal nutzen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Dadurch können übertragene Daten nicht von Dritten mitgelesen werden.

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an Kontakt@ostseewerbeagentur.de.

16. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist: Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern, Werderstraße 74a, 19055 Schwerin, https://www.datenschutz-mv.de

17. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 29.09.2026